Бизнес-процессы в организации за 5 шагов: Описать и Внедрить

Что отличает компанию, в которой все "работает как часы", от компании, в которой ежедневно и ежечасно команда и собственник вынуждены "тушить пожары" (потушили один и тут же возник другой)?

Когда мы только приступили к разработке методики построения отделов маркетинга, мы задали себе этот вопрос. И после долгих исследований и анализа сотен российских, европейских и американских компаний - мы поняли: в основе любой успешной компании лежит система управления организацией, которая делает каждую функцию предприятия прозрачной, понятной и эффективной. Как всего этого добиться в вашей компании - поговорим в нашей сегодняшней статье...

Бизнес-процессы - это набор действий, которые направлены на создание какого-то продукта или услуги. Например, продуктом бизнес-процессов в отделе маркетинга, является выстраивание процесса привлечения клиентов.

По нашему опыту построения отделов маркетинга в компаниях, внедрение инструмента бизнес-процессов и планирования позволяют экономить до 40 часов (~20% рабочего времени) в месяц в пересчете на каждого сотрудника на рутинные, повторяющиеся действия.

Читая статьи про построение бизнес-процессов складывается очень странное ощущение: столько умных слов, сложных графиков и методик. Вроде статью прочитал, много чего узнал, а чего делать - непонятно.

Именно поэтому мы решили написать такую статью, благодаря которой, вы всего за 5 простых шагов сможете построить адекватный бизнес-процесс в вашей организации.

Внедрение бизнес-процесса в организации важно всегда начинать с понимания: какую цель вы преследуете? Это увеличение прибыли компании, за счет ускорения процессов? Или простая отладка того или иного процесса? Или, может быть, вам нужно, чтобы ваши сотрудники просто выполняли свои задачи по тому сценарию, который вы считаете самым оптимальным?

От конечной цели зависит структура бизнес-процесса в организации. Если цель - это увеличить продажи, то структура одна. Если цель - ускорение процесса и снижение "потерь", то структура другая. Определите цели, ответьте себе честно: "для чего вам бизнес-процессы?" и давайте двигаться дальше.

На втором этапе нам нужно сесть и набросать визуальную составляющую бизнес-процесса. Возьмите и ручкой на листе бумаги напишите: как пошагово видите этот определенный процесс, какая функция за какой идет, что их связывает и к какому результату приводит. Это базовая структура, с которой уже можно работать работать и улучшать.

После того, как вы описали базовую структуру - нужно очистить ее от лишних процессов. Постарайтесь минимизировать (а лучше обойтись без них) количество процессов, в которых необходимо какое-то согласование/ожидание/запросы информации и т.

В идеальном виде, ваш бизнес-процесс должен быть линейным: сотрудник шаг за шагом выполняет действие, которое приводит его к результату. Никаких согласований и ожиданий, иначе вы рискуете столкнуться с принципом "бутылочного горлышка" (когда процессы начнут тормозиться на каком-то узком месте: задержки с согласованиями/долгое ожидание информации и т.п). Попав в ловушку "бутылочного горлышка", ваши бизнес-процессы будут постоянно "буксовать", а при масштабировании вы рискуете обвалить всю систему потоком задач.

Бизнес-процесс должен быть простым и понятным настолько, чтобы человек, который с ним никогда не работал - смог его изучить и уже через несколько часов выдать продукт/услугу адекватного качества. Вам не нужны сложные процессы с обширной документацией и инструкциями. Упрощайте, но старайтесь это делать без потерь в качестве выдаваемого продукта.

Обучение работе с бизнес-процессами в компаниях мы строим на основе 2 этапов:
- Обучение (по каждому внедряемому бизнес-процессу вы проводите очное обучение с разбором той или иной ситуации, которая может возникнуть перед сотрудником. Опционально: выдача домашнего задания, сдача которого необходима для допуска к экзамену);
- Экзамен (на экзамене выдается рабочий кейс, который сотрудник должен решить в ограниченное время. После успешной сдачи экзамена сотрудник допускается к работе с бизнес-процессами организации).

Такая нехитрая система позволяет легко, быстро и безболезненно внедрить бизнес-процессы в любой организации. При этом, вовлеченность персонала во внедрение остается на самом высоком уровне.

Обязательным этапом после внедрения считается этап анализа. Чего мы там навнедряли? Каких бизнес-результатов нам удалось достичь? Как-то изменилась работа компании? Изменения направлены в положительную или в отрицательную сторону? Что говорят сотрудники: им стало легче или сложнее работать? Сколько времени мы начали экономить в пересчете на каждого работника?

На все эти вопросы важно ответить и ответить максимально честно. Возможно, где-то вы сможете "подкрутить" и улучшить бизнес-процесс так, что он оптимизирует работу и вы получите гораздо более интересные результаты. Ах, да, пока не забыл: все ответы и всю аналитику по внедрению инструмента - важно считать в цифрах. Если мы говорим о прибыли: "то, на сколько она увеличилась?". Если говорим о выпускаемой продукции: "то, на сколько больше продукции мы стали выпускать?". Если говорим об экономии трудозатрат персонала: "то, сколько часов времени и денег мы начали экономить?". И т.д.

Совершенствование бизнес-процессов в организации - процесс постоянный и непрерывный, но это тот процесс, в который нужно инвестировать, потому что он, как правило, приносит отличную окупаемость.

Примеров бизнес-процессов в организации может быть несколько сотен. Кратко опишу основные бизнес-процессы, которые мы внедряем в проектах своих клиентов при построении отделов маркетинга в их компаниях:
- бизнес-процесс постановки новой задачи;
- выставление счетов на оплату;
- документооборот;
- фиксация трудозатрат;
- централизованная фиксация отчетности;
- и многое другое.

Управление бизнес-процессами в организации задача крайне ответственная. Ведь от того, насколько эффективный процесс вам удастся внедрить - зависит то количество задач/клиентов/продаж/запросов/и т.п, которое вы сможете эффективно отработать. Если вам нужна какая-то помощь с построением бизнес-процессов в вашей организации - свяжитесь с нами через любую форму заявки на этом сайте или через раздел "Контакты".