Бизнес-процессы: что это + как построить за 5 дней

Как часто вы замечали, что сотрудники выполняют задачу не так, как вы ее себе представляли? Как часто вы спорите со своей командой и пытаетесь доказать им, что их подход к выполнению работы неверный? Уже отчаялись и не знаете, что делать?

Читайте такжеБизнес-архитектура организации: стратегия построения за 10 минут

при отсутствии описания бизнес-процессов в компании сотрудники могут неверно подходить к своим задачам

Выход есть. И он кроется в описании ключевых процессов в бизнесе и работе вашей компании. Бизнес-процессы могут быть автоматизированными и не автоматизированными. Для более глубокого описания бизнес-процесса используются регламенты, описывающие не сам процесс, а какую-то его часть и придающие задаче конкретику (делай вот это, вот таким образом).

Что такое бизнес-процессы

По сути, бизнес-процесс компании - это пошаговая цепочка действий, которая приведет к какому-то результату. В рамках бизнес-процесса не говорится о том, как конкретно эти действия должны выполняться. Эта роль отведена регламентам, о которых поговорим чуть ниже. Описана лишь последовательность действий: 1-2-3...

что представляют собой бизнес-процессы в компании

Одной из основных характеристик бизнес-процесса является его повторяемость. Т.е., бизнес-процесс - это действие, повторяющееся регулярно. Раз в час или раз в год - не важно. Важно лишь то, что этот процесс возобновляется и выполняется по кругу. Порядок действий и повторяемость - две ключевые характеристики бизнес-процесса

Описание бизнес-процессов

Описание бизнес-процесса состоит из нескольких ключевых этапов:

1. Определение процесса, который необходимо описать;
2. Анализ процесса;
3. Описание бизнес-процесса;
4. Реализация и тестирование бизнес-процесса;
5. Контроль и доработки бизнес-процесса.

описание бизнес-процесса состоит из нескольких ключевых этапов

Основное правило, при описании бизнес-процессов, которое мы используем: простота. Бизнес-процесс должен быть простым и понятным абсолютно любому человеку. Новый сотрудник, который вчера пришел в вашу компанию, после короткого изучения документации должен уже сегодня выйти и начать выполнять процесс правильно и без "потерь" и ошибок.

Регламенты в компании

"Лучше меня все равно никто не сделает" или: "Постоянно переделываю работу за своими сотрудниками" - ох, знали бы вы, как часто мы слышим эти и подобные фразы от своих клиентов...

регламенты - это базовый инструмент по управлению компанией

На самом деле, регламенты - это базовый инструмент по управлению компанией. На начальном уровне вам не нужно строить глубокие бизнес-процессы. Достаточно описать свое видение по тому, как должна выполняться та или иная задача и донести ее до ваших сотрудников. После внедрения этого инструмента управляемость компании вырастет в разы.

при построении бизнес-процессов в компании необходимо описать свое видение по тому, как должна выполняться та или иная задача и донести ее до ваших сотрудников

Читайте такжеКак построить бренд на Ozon: три шага к узнаваемости

3 причины, почему необходимо внедрять регламенты в компании:

1. Предсказуемый результат. Да, это правда: после внедрения регламентов (на 99%) можно быть уверенным в результатах и качестве выполненной задачи;

2. Экономия трудозатрат руководителя. Посчитайте, сколько вашего времени или времени ваших руководителей тратится на ответы на вопросы сотрудников, на их обучение. Не проще ли один раз сесть и написать качественный регламент предприятия, чем тратить огромное количество ресурсов на мелкую операционную деятельность? Вы ведь понимаете, что теряете деньги, каждый раз, когда отвечаете на мелкие операционные вопросы сотрудников или занимаетесь их обучением? Очевидно, что время сотрудника и время руководителя стоит разных денег и в моменте операционной работы с сотрудником вы теряете прибыль. Подумайте над этим, потому что за год эти потери исчисляются сотнями тысяч рублей на одного сотрудника (а если их несколько десятков или сотен?);

3. Независимость от сотрудников. Как часто ваш сотрудник, в которого вы вложили десятки часов времени - брал и без предупреждения уходил из компании? До боли знакомо, правда? Я думаю, что с этим сталкивались абсолютно все собственники бизнеса. Как решить эту задачу? Перестать тратить личное время на обучение и передать эту функцию регламентам организации, которые будут описаны под каждую необходимую задачу.

Заключение

К слову, наша компания с 2014 года разрабатывает системы управленческого контроля в компаниях. Разрабатываем бизнес-процессы, описываем регламенты (стоимость от 150 000 руб - если нужна помощь, то свяжитесь с нами через раздел "Контакты").

при разработке и автоматизации бизнес-процессов в компании, важно понимать финансовую выгоду от внедрения инструментов

При разработке и автоматизации процессов важно понимать финансовую выгоду от внедрения инструментов. Вы можете посчитать, что платить сотрудникам за выполнение рутинных задач дешевле, чем внедрить бизнес-процесс, но, на самом деле, как показывает практика, "на дистанции" в 1-5 лет - это не выгодно. За счет автоматизации достигается экономия до 40 часов (20% рабочего времени) в месяц, в пересчете на каждого сотрудника, на рутинные, повторяющиеся действия. Однозначно, инвестиция в бизнес-процессы и регламенты - это инвестиция "в долгую", но это инвестиция, которая на 1000% себя окупает.