Как ИИ контролирует сотрудников и экономит миллионы

Проблема ручного контроля

Разберём, как мы строим компанию вместе с ИИ и нейросетями. У нас очень много процессов происходит в чатах: с командой, с заказчиками и так далее.

В этих чатах идут переговоры, обсуждения, задачи. Задача кому-то поручается, при этом задач может быть много и они могут прилетать одновременно.

Читайте такжеБесплатный ИИ-ассистент Ozon для селлеров: обзор и тренды

Задача может быть поставлена, но по итогу не выполнена. Уже начиная с компании от пяти человек контроль за выполнением обязательств часто превращается в хаос.

Формулировки бывают такие: глянь такую-то проблему до пятницы. Исполнитель может написать, что всё сделает, но по итогу забыть про задачу, просрочить, потерять её в суматохе других задач.

Я и по себе это вижу, и по нашим руководителям: мы становимся контролёрами, которые вынуждены постоянно отслеживать задачи в компании. Особенно руководители вынуждены писать команде: что ты сделал, когда задача будет готова, почему просрочил.

В конечном итоге руководители, да и я сам, когда включаюсь в проект, вместо стратегии, долгосрочного видения и гипотез, вместо того, в чём я конкретно силён, занимаюсь контролем задач, сотрудников, исполнителей, руководителей. Это приводит к микроменеджменту, который съедает очень много времени.

Абсурдные затраты на надзирателей

И при этом мы ещё платим большие деньги людям, которые сидят и отслеживают все эти задачи: проект-менеджерам, руководителям проектов. Фактически они следят за людьми, которым мы тоже платим за выполнение задач.

Мы платим одним людям за то, чтобы они следили за другими, которым мы тоже платим и которые выполняют задачи. Если так подумать, это абсурд.

Смена парадигмы менеджмента

В какой-то момент мы приняли решение поменять подход нашего менеджмента, сменить парадигму: отойти от ручного контроля и прийти по возможности к полной автоматизации процессов. Мы задали себе вопрос: зачем платить людям за то, что технологии автоматизации могут делать лучше, дешевле, без выходных, без больничных и прочих проблем? Зачем платить за бестолковую работу человеку, который от неё ещё и выгорает, если всю задачу можно автоматизировать?

Что мы сделали? Внедрили систему автоматизации процессов и контроля задач внутри компании.

Как устроена система автоматизации

Как она устроена. На первом шаге система читает все наши чаты: рабочие, клиентские, проектные, с подрядчиками. Она читает все эти сообщения, определяет задачу, а дальше автоматически определяет её суть, кто исполнитель и какой дедлайн.

Либо сама уточняет у руководителя. Фактически система контролирует все наши процессы и все задачи, записывая их в базу этих.

Структурирование задач и контроль

На втором шаге она всё это структурирует: поручения из десятков чатов собираются в единую базу этих. У руководителя появляется полная картина по каждому проекту: какие задачи есть, какие должны быть выполнены сейчас, какие уже в процессе, какие просрочены, какие выполнены. Фактически у руководителя есть полный контроль и полная информация по всем проектам, которые он ведёт.

На третьем шаге система не просто наблюдает, она доводит до результата. Прикол в том, что система сама пишет исполнителям и команде, ответственным за ту или иную задачу, когда близится дедлайн.

Автоматическое управление сроками и статусами

Она запрашивает статус, если задача не выполнена, просрочена или информации об этом в чате нет. А если в чате появилась отметка, что задача выполнена, система отмечает её как выполненную.

Дальше система может зафиксировать новые сроки без участия менеджера. Если человек не успевает, потому что появились другие срочные задачи, она сдвинет сроки сама.

При этом работает 24 на 7, хоть в три часа ночи в субботу, без эмоций, без выгорания и всего остального. Так она фиксирует все процессы нашей компании.

Реакция сотрудников и преимущества

Давайте разберём эту автоматизацию с позиции сотрудников. В компании работают люди, и такие внедрения часто воспринимаются так, будто сотрудники будут относиться к ним отрицательно. Но мы заметили обратное.

После внедрения этих инструментов те сотрудники, которые действительно всегда делали результат, получают усиление. Они получают дополнительную защиту от случайных косяков и упущенных задач. Человеческий фактор никто не отменял: можно упустить задачу, когда идёт много процессов.

Из-за этого снижается уровень стресса. Сотруднику не нужно держать в голове сотни задач по каждому проекту и делать это на постоянной основе. Система сама напомнит, если ты что-то забудешь.

При этом менее эффективные сотрудники больше не могут прятаться за фразами: «Я не увидел», «Я потерял», «Забыл», «Потерялась в чате», «Вы там писали, я что-то упустил, потому что это обсуждали». Система, которую мы создали, делает такой саботаж абсолютно прозрачным.

Саботировать выполнение задачи, которую ставит руководитель или заказчик, становится просто невозможно. Это большой плюс.

Экономический эффект

Теперь про экономику всего этого. Понятно, что автоматизация - это круто, но что происходит с позиции денег? Расскажу на примере нашей компании.

Раньше, до внедрения автоматизации и искусственного интеллекта, мы платили сотни тысяч и миллионы рублей на зарплаты контролёрам, руководителям проектов, проект-менеджерам. При этом иногда мне как руководителю было необходимо включаться в те или иные проекты, когда исполнитель забыл про задачу и проект-менеджер тоже забыл. Я был вынужден вникать, разбираться, тушить проблему.

Сейчас, с искусственным интеллектом и автоматизацией, мы разово сделали эту автоматизацию, потратили на неё деньги, и у нас есть некая подписка, которую мы вынуждены платить. Но в любом случае это сильно меньше в деньгах, чем мы раньше платили на зарплаты людей, которые по итогу ещё и не выполняли те результаты, которых мы от них ожидали. Платя им деньги, люди не всегда это выполняли.

По итогу мы получили высвобожденную маржу. Эта экономия на зарплатах отправляется сейчас в маркетинг, в усиление продуктов, в агрессивный захват рынка, в тесты новых направлений, новых продуктов, новых рынков, новых автоматизаций.

На всё это у нас фактически появился бюджет. У нас появилась маржа, которую мы высвободили оптимизацией процессов и которую сейчас можем направить на нужные нам направления.

Масштабируемость и конкурентное преимущество

И ещё один большой плюс. Человек объективно не может контролировать 100 сотрудников.

Ни 20, ни 5, ни 100. А искусственный интеллект, нейросети, различные автоматизации могут контролировать одновременно и 100 чатов, и 200, и 300, и 100 сотрудников.

Читайте такжеКак мы уволили проект-менеджеров и внедрили ИИ-автоматизацию

Суть в том, что человек уже не может выполнять тот объем рутины, который закрывает автоматизация. Пока конкуренты раздувают штаты, нанимают менеджеров-надзирателей и контролеров, вы можете масштабироваться без потери качества и без роста фонда оплаты труда. Это большое конкурентное преимущество.

Она формирует ваше конкурентное преимущество на рынке. Просто потому, что ваша маржа становится выше, чем у конкурентов.

И вы можете вкладываться больше. В тот же маркетинг, в привлечение клиента - вы можете больше маржи вкладывать в стоимость привлечения клиента. Чем это делают ваши конкуренты, у которых всё завязано на людей.

Освобождение от рутины

Может показаться, что мы заменили людей, уволили кучу сотрудников и на них экономим. Но нужно понимать: мы освободили людей от бестолковых задач.

Объективно нет уже человека, который приходит в компанию и говорит: хочу сидеть в чатах, собирать оттуда все задачи, а если задача не выполнена, писать сотруднику, ругать его и делать это каждый день по несколько часов. Таких людей нет.

Мы не заменяем людей. Мы освобождаем их от бестолковой работы, которую никто не любит и от которой люди выгорают.

И наконец наши руководители начинают заниматься тем, что реально важно для меня как для руководителя, для человека, который развивает компанию. Это принятие решений, обучение команды и сотрудников, стратегия по проектам, развитие бизнеса в целом, какие-то гипотезы.

Люди начинают применять свои сильные стороны для стратегии, для мотивации, для решений, для аналитики. А сбор отчетов, напоминания, трекинги задач делает нейросеть.

Заключение

Резюмируя: автоматизации имеют место быть для любой компании уже от 5 человек. Если у вас в компании 5, 10, 20, 30, 50, 100 человек, их уже есть смысл внедрять в своем бизнесе.

Часто они окупаются за счет колоссальной экономии времени и снижения расходов на фонд оплаты труда. Также они защищают продуктивных сотрудников, усиливают их выполнение задач и при этом выявляют людей, которые саботируют задачи, и не дают им это делать.

Что делать

Автоматизации имеют место быть для любой компании уже от 5 человек. Они окупаются за счет экономии времени и снижения расходов на фонд оплаты труда. Внедряйте, чтобы получить конкурентное преимущество.