Как мы уволили проект-менеджеров и внедрили ИИ-автоматизацию

Почему мы решили заменить проект-менеджеров

26-й год не обошёл стороной и нашу компанию: мы начали увольнять часть сотрудников, а именно проект-менеджеров. Что мы сделали? Уволили часть проект-менеджеров и заменили их нейросетями.

Зачем? Чтобы как можно больше и как можно безопаснее защититься от человеческого фактора. У нас была старая система управления, завязанная на человеческий фактор.

Читайте такжеКак ИИ контролирует сотрудников и экономит миллионы

Сейчас мы внедряем новую систему, которая даёт полную автоматизацию и снижение человеческого фактора. Как следствие, упущенные задачи в компании сводятся к нулю.

Разберём, как можно спасти сотни тысяч рублей в месяц, а на дистанции - миллионы, и при этом по возможности навсегда исключить человеческий фактор из работы по задачам.

Сразу скажу: я рассказываю про нашу компанию. У нас диджитал-агентство, маркетинговое агентство, у нас услуги.

Но те принципы, которые я даю, вы можете пробовать применять на базе своего бизнеса. Смотрите, как мы делаем это у себя, и думайте, как что-то подобное внедрить у себя, вне зависимости от того, чем вы занимаетесь: товарами, услугами, стартапами или чем-то ещё.

Точка невозврата: ИИ в бизнесе

Я считаю, что 26-й год - это точка невозврата. Появляются искусственный интеллект, автоматизации и агенты. Одни компании это у себя внедряют, а другие остаются на ручном контроле, когда все задачи и процессы контролируют руками людей.

К чему приведёт эта точка невозврата? Одни компании будут развиваться гораздо быстрее, у них будет расти маржа.

Просто потому что часть процессов они автоматизируют, часть процессов ускоряют, сокращают фонд оплаты труда на эти процессы. И у таких компаний появляется лишняя маржа, которую можно вкладывать в маркетинг, в новые рынки, в тестирование новых продуктов и так далее.

Очевидно, что такие компании будут расти быстрее тех, кто завязан на ручной контроль. Пошаговая замена рутинного труда на ИИ-агентов и автоматизацию - это уже не жестокость руководства и не чьё-то желание «мне так хочется». Особенно сейчас, когда разгорается мировой финансовый кризис, автоматизация и снижение расходов переходят в вопрос выживания бизнеса.

Одни компании это делают, другие нет. Угадайте, кто побеждает на дистанции.

Проблемы ручного контроля задач

Чтобы у вас было больше контекста, расскажу про классическую структуру работы маркетингового агентства. Есть собственники и руководители. Есть проект-менеджеры, которые отчитываются руководителям.

Что они делают? Контролируют подрядчиков и задачи, собирают отчёты, напоминают: «Привет, Оля, тебе нужно настроить тут, рекламу написать такую-то, текст такой-то, картинку отрисовать». Базовая функция проект-менеджера в нашей компании - держать руку на пульсе, отслеживать статус задач и не терять то, что поставлено где-то в чатах, переписках и на созвонах.

Работая с чатами и процессами, мы в какой-то момент поняли: эти чаты, переписки и контроль - лишь иллюзия контроля. Чаты работают как дырявое сито. В рабочих чатах за неделю проходят десятки и сотни сообщений, постоянно что-то обсуждается.

Внутренние чаты, клиентские чаты, задачи мелькают где-то мимоходом. Потом прилетает какая-то срочная задача.

Вот это и есть наша боль. Задач приходит много, но фиксируются и выполняются в итоге не все. Поток слишком большой, и я понимаю исполнителей из нашей команды: не всё успеваешь делать физически.

К чему это приводит? К репутационным потерям. Клиент через месяц спрашивает: ребята, мы две недели назад что-то обсуждали, где эта задача?

А мы в это время делали другие важные задачи. Та задача, которую кто-то мимоходом вкинул в чат, действительно была, но её упустили.

Даже отдельный проект-менеджер может терять эти задачи. Что говорить об исполнителях, которые всё делают руками? У них нагрузка ещё больше, и задачки теряются, особенно мелкие.

Почему человек не справляется с рутиной

Контроль задач - это функция, которую можно роботизировать. Это не человеческая задача. Можно продолжать отслеживать её, платя сотни тысяч рублей живому человеку просто за базовую функцию: не терять задачи.

Но мы это делали, и задачи всё равно терялись из-за человеческого фактора. Слишком много задач, слишком много нагрузки.

Мы поняли: в задачах отслеживания процессов эмпатия и творчество, присущие человеку, не нужны. Нужна идеальная память.

Нужна автоматизация, которая берёт строго все сообщения, определяет их, разделяет и фиксирует то, что относится к задачам. То, что не относится, не фиксирует.

Человеческий ресурс - это сотни тысяч рублей, ограниченный фокус и склонность к ошибкам при перегрузе. Когда задач гора, человек перегружается, выгорает, устаёт от необходимости постоянно сидеть в чатах, листать их, что-то отслеживать, держать контекст. При этом ещё и думать о стратегии.

Руководитель, проект-менеджер должен думать не только о процессах, напоминаниях и подпинывании сотрудников, но и о стратегии: что вы вообще делаете и для чего. А фактически задача сводится к тому, что человек становится подпинывателем и напоминателем.

Это приводит к логичному выгоранию такого специалиста. Если же посмотреть на задачу стратегически, с позиции технологии, она максимально повторяемая: берёшь конкретное сообщение, определяешь, задача это или нет.

Это можно систематизировать, сделать системную аналитику, системную роботизированную функцию. Здесь нужна безошибочная память и контроль всех этих процессов.

Внедрение ИИ-агента в рабочие чаты

Что мы сделали? Внедрили собственного ИИ-агента в экосистему компании.

У нас есть клиентские чаты, внутренние чаты, командные чаты, чаты с подрядчиками. Мы подключили ИИ-автоматизацию ко всем нашим рабочим каналам связи.

Сейчас наш ИИ-агент не просто читает разрозненные сообщения в разных чатах. Он в реальном времени сохраняет полный контекст и ведёт историю каждого проекта: какие задачи были, какие выполнены, какие просрочены и насколько. Если это заказчик, система видит, насколько он доволен результатами и динамикой проекта.

Наш ИИ-агент ведёт полный контекст и фактически заменяет проект-менеджера, который раньше работал. Эта система автоматизации контроля сейчас внедрена и работает как единый оркестратор, как единая система.

Нейросеть сканирует контекст, выявляет задачи и отслеживает тональность. Предположим, клиент пишет: «Ребята, сделайте баннеры к пятнице, а то прошлая кампания сработала плохо». Обычное сообщение в чате.

Дальше наш ИИ-агент определяет, что это задача - задача создания баннеров. Определяет дедлайн, что это пятница, ставит конкретный срок по времени. Определяет ответственного, кто по этому проекту отвечает, и назначает его.

Дальше система формирует тональность сообщения - негативная она или положительная. Если в чате идёт негатив, руководителю приходит уведомление: обнаружен негатив, лучше подключиться и разобраться. Так формируется каждая задача.

Мгновенная реакция и удержание клиентов

Отдельно работает мгновенная реакция на проблемы - до того, как клиент решит уйти. Клиент может написать, что прошлая рекламная кампания сработала плохо, и он немного недоволен. Руководитель подключается и объясняет: да, так бывает, некоторые кампании не срабатывают, мы для этого много всего тестируем, чтобы найти то, что будет работать.

Если не подключиться и не написать это сообщение, человек останется со своей мыслью: ничего не работает, наверное, откажусь от работы с этими ребятами. Такая простая система не только автоматизирует задачи, но и позволяет удерживать клиентов гораздо дольше. Не потому, что мы их уговариваем, а потому, что теперь внимательнее относимся к чатам, контекстам и тональностям - нейросеть нам в этом помогает, она усиливает команду.

Есть и метрики здоровья проекта. Алгоритм высчитывает их математически и показывает по каждому проекту процент здоровья: в 100 баллах, какую оценку получает тот или иной проект.

Чем выше здоровье, тем лучше. Чем ниже, тем больше необходимости руководителю подключаться к этому проекту.

Автоматические напоминания и отчёты

Теперь расскажу про автоматические микронапоминания. Когда ставится задача, определяется срок и ответственный. Если система видит, что срок подходит, а задача не выполнена и в чате про неё никто не написал, она может напрямую написать исполнителю в личку: как продвигается задача, что по процессу и так далее.

Если человек отмечает, что всё выполнено, и прикрепляет информацию, система фиксирует выполнение и отправляет данные в базу. Если задача не выполнена, система напоминает дальше. Фактически наш ИИ-агент и бот самостоятельно дёргает исполнителя до тех пор, пока человек полностью не закроет задачу.

Раньше это делал проект-менеджер. Мы платили за это кучу денег, и люди выгорали, потому что им было неприятно постоянно подпинывать других. Сейчас это делает автоматизация, делает хорошо и приводит нашу команду к большему проценту выполненных задач.

Также происходит генерация отчётов: сбор статусов по всем проектам, сводная оценка здоровья, сводная оценка этих. Каждое утро руководителю приходит сообщение о том, что происходит на всех проектах. Приходит сводка: какие задачи были, что выполнено, что не выполнено, где нужно подключиться, где всё хорошо.

То, на что раньше у проект-менеджера уходили дни и часы работы, теперь формируется автоматически к началу рабочего дня и приходит руководителю просто в формате чата. Руководитель открывает сообщение, читает и, если видит проблему, может точно подключиться. Раньше на сбор такой сводки у проект-менеджера требовалась куча времени.

Точность и скорость без потерь

Результат - абсолютная точность и рост скорости бизнеса. За последние месяцы, пока мы внедряли систему, мы не пропустили ни одной задачи.

Раньше задачи не то чтобы часто терялись, но потери были. Сейчас за несколько месяцев мы упустили ровно ноль задач.

Почему так? Человек физически не может держать в голове сотни задач по разным проектам одновременно. А система, алгоритм и агент это делают.

Сейчас у нас стопроцентная точность фиксации поручений. На старте были проблемы: не все задачи фиксировались и не всегда правильно. Но со временем, когда шло обучение, мы систему докручивали и научили её фиксировать все поставленные задачи правильно.

Читайте такжеБесплатный ИИ-ассистент Ozon для селлеров: обзор и тренды

Выросла и скорость реакции команды. Раньше всё зависело от человека: он мог вспомнить о задаче только через неделю. Сейчас вспоминать не нужно - система сама напомнит, что есть такая-то задача и её нужно выполнить.

Исполнители быстрее получают рекомендации и быстрее выполняют. Фактически нейросеть превзошла человека в простых рутинных задачах по всем ключевым метрикам, которые мы ставили на старте эксперимента.

Экономия как топливо для роста

Это высвободило бюджет, который можно реинвестировать в рост: запуск новых направлений, повышение маржинальности, качество процессов, автоматизацию новых процессов. Раньше мы платили людям за эти задачи, и люди выгорали, нервничали, психовали. Теперь мы заменили это на ИИ-автоматизацию и получили рост чистой прибыльности.

Это не экономия ради экономии. Мы не просто захотели перестать платить людям деньги, мы сократили расходы на рутину и одновременно улучшили качество. Высвобожденная маржа станет топливом для развития бизнеса.

Раньше возможности вкладывать не было: была норма чистой прибыльности, с ней работали и были довольны. Сейчас появилась отдельная маржа, которую можно вытащить в качестве дивидендов либо вложить в другие направления бизнеса. С позиции многозадачности это принципиально другой уровень.

Преимущества ИИ перед человеком

Живой проект-менеджер сильно перегружен и ограничен. Многозадачность упирается в возможности человеческого мозга. У ИИ-агента параллельная работа безгранична: много разных задач выполняются одновременно.

Память человека подвержена сбоям и забывчивости, человеческий фактор никто не отменял. У ИИ-агента алгоритмическая фиксация: алгоритм строго фиксирует все моменты и ничего не упускает.

Режим работы человека - 5 на 2, плюс больничные, отпуска, сон, собака, заболевшие дети. Всё понятно, это человеческий фактор. Но с позиции бизнеса выгоднее внедрить ИИ-агента, который работает 24 на 7, без пауз, усталости, больничных, отпусков и выходных.

Стоимость ошибки человека - это репутационные потери, уход клиента, выгорание сотрудника, когда люди уходят в другие компании. В случае агента мы один раз разрабатываем систему, и дальше она работает всегда на нас.

Её не нужно заново переобучать, уговаривать, мотивировать. Она настроена и работает.

Мы пришли к тому, что в рутинных повторяющихся задачах человек всегда проигрывает машине, потому что это другая природа работы. С этой мыслью мы сейчас живём и думаем, какие ещё процессы в компании можно автоматизировать.

Что автоматизировать, а что оставить людям

Мы размышляли, какие процессы можем автоматизировать, а какие нет. Поняли, что зона ответственности человека - это творчество, генерация идей, эмпатия, сложные переговоры, построение долгосрочной стратегии, работа с клиентами на самом высоком уровне.

Всё, что требует человеческого вовлечения, автоматизировать нельзя. Агент и автоматизации при этом могут усиливать другие процессы.

Тотальный контроль статусов, безошибочная фиксация дедлайнов, ежедневная маршрутизация отчётности, анализ этих и алгоритмов - всё это можно и нужно автоматизировать. Особенно те процессы, которые повторяются изо дня в день. Это рутина, которую делает человек, но мы понимаем, что она просто повторяемая.

Нейросеть не заменяет команду. Она высвобождает её от роботизированной рутины, которая появляется день за днём. Я считаю, что в нашем бизнесе, надеюсь, что и в вашем тоже, люди должны заниматься тем, в чём они реально сильны, тем, чем им интересно заниматься.

Нет уже человека, которому интересно сидеть в чатах, вычитывать их по несколько часов в день, а потом ещё и получать люлей из-за того, что он какую-то задачу упустил как руководитель. Нет человека, который хотел с детства этим заниматься.

Именно поэтому человек должен заниматься чем-то более интересным, творческим, стратегическим. А всю систему, всю эту рутину и повторяемость нужно передавать на автоматизации.

Будущее управления бизнесом

Будущее управления бизнесом уже наступило. Все управленческие задачи контроля, отслеживания дедлайнов, анализа здоровья проектов будут полностью автоматизированы. Мы уже процентов на 80 это автоматизировали.

Те, кто сделает это первыми в своём бизнесе, в своих компаниях, будут забирать рынки в своих категориях. Они будут забирать объёмы рынка в своих нишах, потому что будут получать больше маржи, больше возможностей тестировать новые инструменты, больше возможностей вкладываться в маркетинг. А остальные, кто будет зависим от человеческого фактора, от людей, от ручных процессов, будут просто проигрывать этим алгоритмам.

Что делать

Автоматизация рутинных задач с помощью ИИ-агентов позволяет бизнесу расти быстрее и удерживать клиентов. Я рекомендую задуматься, какие процессы в вашей компании можно передать автоматизации, чтобы сосредоточиться на творчестве и стратегии.