5 способов снижения расходов предприятия

Чрезмерные расходы – это один из ключевых вопросов экономики любого предприятия. Рассмотрим в статье, что представляют собой излишние затраты, как они возникают, что с ними делать и как сокращать, максимизируя прибыль от бизнес-процессов.

По сути, это расходы, которые не работают на достижение целей бизнеса.
Как определить, являются ли траты излишними? Задайте себе вопрос: если сократить суммы или вовсе избавиться от данного вида расходов, процессы на предприятии не пострадают?

Если ваш ответ положительный, то это показатель того, что данные расходы – чрезмерные.

Чрезмерные расходы приводят к тому, что сокращается прибыль – это первое их значительное последствие. А второе уже ставит под угрозу сам бизнес. Так происходит, если расходы превышают доход, то есть фиксируется убыток. Цель коммерческой организации – получать прибыль. Соответственно, чрезмерные расходы лишают смысла функционирования предприятия. Все-таки, главный принцип каждого бизнеса – максимизация прибыли, а не работа на покрытие издержек, которых можно было бы избежать.

Американская мультимедийная компания Netflix в 2019 году оказалась на грани банкротства, потеряв свыше 4 процентов в стоимости акций. Так биржи отреагировали на финансовые результаты Netflix, которая вложила чрезмерно много денег в организацию рекламных мероприятий. Чрезмерные расходы приводят на грань банкротства не только предприятия, но и целые государства. Например, внешняя задолженность США, первой экономики в мире, растет примерно на 32 миллиона долларов в час. В этих суммах огромную роль играют излишние траты на оборонное ведомство, которые вовсе не связаны с вооружением. Так, за счет бюджета приобретаются кресла по 10 тысяч или столовые приборы за 53 тысячи долларов (данные организации Open the Government).

Еще один пример разрушительности излишних расходов – банкротство многочисленных российских банков. Центробанк РФ лишил и продолжает лишать лицензий кредитные структуры, в которых активы существенно ниже обязательств. Так, в 2019 году эта участь постигла почти 30 банковских учреждений.

Итак, ниже рассмотрим 5 практических шагов по снижению затрат любого предприятия.

Для этого необходимо разработать отчетную документацию для каждого структурного подразделения и назначить ответственного за ее составление.

Отчеты понадобятся с разной периодичностью: ежемесячно, ежеквартально, ежегодно. Может быть, в вашей фирме важны даже расходы за каждый день работы – все зависит от специфики бизнеса.

Для каждого из отделов – свои статьи расходов. Так, по транспорту – затраты на топливо, запчасти, оплату сверхурочной работы водителей и т.п. То есть, определяем, кто и на что, как часто и сколько тратит денег.

На этом этапе полученные отчеты позволят увидеть: стали расходы больше или не изменились за плановый период, как они соотносятся с нормативами, возможностями бюджета в целом.

Так, на мобильную связь могут быть предусмотрены расходы не более, чем в 5 процентов от бюджета рекламного отдела, однако при этом за месяц они достигли 15 процентов. Что стало этому причиной?

Почему образуются излишние траты: оттого ли, что подразделение использует невыгодный тариф связи или происходит сезонный рост продаж?

Для каждого из вида расходов необходимо получить аргументированное объяснение. В нем должна быть указана именно конкретная причина превышения затрат. Важно понимать, как отразится рост расходов на показателях за годовой, например, период. Если рост сезонный, то за год данные расходы компенсируются и не вызовут общего превышения бюджетов.

Если же причина – в чьих-то ошибочных решениях, то это уже указывает на четкий путь снижения расходов.

Здесь наиболее сложным будет отнести расходы к оправданным или излишним. Так, приобретение товаров по завышенной цене может быть как показателем превышения затрат, так и быть оправдано. Например, если необходимо обеспечить срочную поставку или экстренное выполнение заказа для клиента, когда нет возможности купить «расходники» по обычной цене, расходы будут оправданы.

План включает статью, по которой идет превышение затрат. Затем – способ сокращения. Например, переход к другому оператору сотовой связи. Затем – ответственные лица и четкие сроки исполнения задачи.

Управлять превышением можно с помощью лимитов, когда для каждого сотрудника или отдела установлены предельные суммы затрат на какие-либо действия. Но если цифры в отчетах все-таки «зашкаливают», необходимы срочные меры.

Есть несколько видов затрат, которые можно и даже нужно сокращать в первую очередь, если бюджет фирмы «трещит по швам».

Для начала, это расходы на корпоративные праздники, сувенирную продукцию, имиджевые мероприятия.

Во-вторых, излишнее премирование, неоправданные бонусы сотрудникам, не связанные с реальными результатами выполненной работы, финансовой пользой для компании.

В-третьих, это транспорт. Усиление контроля над логистикой, водителями, переход на более экономичное топливо, отказ от закупки дорогостоящих представительских автомобилей – основные статьи снижения затрат в данном направлении.

В-четвертых, экономия на страховании. Речь не идет о том, чтобы вовсе не страховать ответственность. Отнюдь – провести анализ предложений страховых фирм и выбрать те, которые более выгодны по финансовым условиям.

В-пятых, расходы на рекламу. Нередко бюджеты раздуваются, но эффективность от этого выше не становится. Особенно это заметно в части интернет-рекламы, которая сегодня «съедает» львиную долю расходов предприятия на продвижение.

Приведем пример, исходя из собственного опыта.
Мы стараемся формировать бюджет по принципу «необходимого и достаточного».
Это значит, что на каждый просмотр, клик, переход, целевое действие клиента затрачивается столько средств, сколько этого требуют условия данной рекламной акции. При этом эффект кампании продвижения максимален.

Так, нам удалось привлечь на один из новых сервисов языковых переводов ВКонтакте более 10 000 пользователей. Эффект был достигнут за 1 месяц. Цена привлечения подписчика составила, в среднем, - 2,5 рубля. Число пользователей по завершении кампании продолжило расти.