Регламенты маркетинга:
5 примеров + 3 шага по внедрению

Как часто вам приходится переделывать работу за вашими сотрудниками? Знакомы ли вам ситуации, когда приходится объяснять сотруднику как именно он должен выполнить ту или иную задачу? Или, может быть, вы считаете, что: "кроме вас никто не справится со всеми задачами?".

С этими проблемами сталкивается множество молодых и более возрастных руководителей. Но вот вопрос: "что делать, чтобы впредь избавиться от этих сложностей?". Одним из инструментов, который мы используем при построении отделов маркетинга в компаниях наших клиентов - является регламентирование.

По нашему опыту: 90% руководителей тратят до 25% своего времени на решение мелких операционных задач (мелкие вопросы от сотрудников, объяснения задач персоналу и многое другое), которые легко можно делегировать или оптимизировать, без потерь в итоговом результате.

Регламент - это документ описывающий ту или иную задачу/функцию. Этот акт рассказывает, что конкретно нужно делать сотруднику и к какому результату он должен прийти в ходе своей деятельности. Фактически, система регламентов - это набор документов, которые позволяют сделать отдел маркетинга управляемым и эффективным, при этом, снижая операционную нагрузку на собственника и топ-менеджмент компании.

В рамках построения системы регламентов мы внедряем до 10 основных регламентов, описывающих процессы в компаниях наших заказчиков по построению отдела маркетинга. В данной статье мы поверхностно рассмотрим 5 основных регламентов, которые должны быть в каждом отделе рекламы и продвижения.

Регламент работы отдела маркетинга - базовый регламент, описывающий все основные направления деятельности отдела рекламы. Он включает в себя:
- коммуникации внутри отдела;
- правила и требования взаимоотношений внутри коллектива;
- порядок подчиняемости (кто и кому подчиняется);
- цели и задачи отдела маркетинга;
- и многое другое

Отчетный регламент описывает процедуру формирования и предоставления отчетности сотрудников по маркетингу. Что, в базовой версии, должен включать в себя данный регламент:
- формат отчета;
- обязательные поля, которые необходимо фиксировать;
- порядок заполнения;
- инструкция, откуда брать необходимую информацию;
- частота фиксации показателей.

Операционные регламенты описывают выполнение той или иной задачи. Очень часто в компаниях встречается такая проблема, что сотрудники не понимают, чего от них требует руководитель. Задача, вроде бы, поставлена, а как ее выполнять - непонятно. В этом случае помогает система регламентирования по всем ключевым операционным задачам (примеры регламентов, которые мы внедряем у наших клиентов: регламент по выкладке статьи в блог, регламент настройки рекламной кампании в Яндексе и многое другое).

Какую информацию должен содержать любой операционный регламент:
- цель;
- краткое описание инструмента;
- описание действий, которые необходимо выполнить для достижения цели;
- как понять, что задача выполнена правильно;
- ссылки на справочную и обучающую информацию.

Как часто вы сталкивались с такой проблемой, что провели собрание, разговаривали несколько часов, спорили и так не пришли к какому-то решению? Много слов и энергии было потрачено, а результатов никаких? Эту проблему решает регламент маркетинговой планерки, описывающий структуру, тайминг и содержание общего собрания.

Регламент маркетинговой планерки включает в себя:
- цель;
- тайминг;
- описание временных слотов (отчетность по каждому сотруднику, вопросы-ответы, постановка задач, обсуждение стратегии и т.п);
- роли (ведущий, секретарь с протоколом, участники);
- итоговый результат планерки (протокол с списком действий по каждому сотруднику с дедлайнами и KPI).

Данный регламент описывает систему обучения внутри компании. Система наставничества, список обучающих материалов, доступы к ним, система тестирований и многое другое. Все это и многое другое должно быть описано в регламенте развития сотрудника, если вы планируете заниматься улучшением Soft и Hard skills вашего персонала.

Внедрение регламентов в компании - процесс ответственный и требующий пошаговых действий. Он включает в себя 3 основных этапа, которым необходимо следовать:
1. Цели. На этом этапе нужно понять: какие цели вы преследуете? Это может быть: оптимизация работы отдела/снижение операционной нагрузки на собственника или топ-менеджмент/увеличение производительности сотрудника/и многое другое;
2. Описание. Далее происходит полное описание регламента в формате: название - задача - описание регламента - результаты, к которым должен прийти сотрудник;
3. Внедрение. Внедрение системы регламентов в компании, мы проводим через систему обучения и тестирования сотрудников, с обязательным решением кейс-теста.

Внедряйте регламенты в маркетинговую деятельность вашей компании. Это один из самых простых и, одновременно, один из самых эффективных действий по созданию эффективной и управляемой организации. И небольшой лайфхак напоследок: регламент может быть не только в текстовом виде, но и в видео или аудио формате.