Правильная деловая переписка: 7 принципов от эксперта

Еще совсем недавно, когда не было мессенджеров и социальных сетей, переписка по электронной почте была самым оперативным способом связи. Однако, сегодня для быстрого общения она не используется, а в основном применяется для деловой переписки официального характера. О том, как правильно общаться в деловой переписке в 2020 году, наша статья.

Деловая переписка: в чем особенность?

Отмечу сразу, что правильная деловая переписка в России существенно отличается от международных принципов. В российских деловых письмах используется официальный, лаконичный слог неэмоционального окраса. И, по сравнению с европейским стилем общения, российские бизнесмены рискуют прослыть "сухарями" и занудами, т.к. европейская и американская манера письма отличается эмоционально насыщенными текстами.

Читайте такжеКак делать деловые презентации PowerPoint самостоятельно. 7 главных правил

• деловая переписка в России существенно отличается от международных принципов*

Сегодня мы будем говорить о российской деловой переписке, главные принципы которой заключаются в следующем:

1. Использование установленной стилистики. Письмо должно быть кратким, по емкости не более 1 страницы, без «воды». Рекомендуется оформление письма на фирменном бланке организации с контактными данными. Шрифт среднего размера, одинаковый во всем тексте письма (преимущественно «Times New Roman» № 14 в текстовых материалах и № 12 в таблицах с межстрочным интервалом 1,5-2).

2. Применение нейтральной или официальной лексики без проявления эмоций и чувств. Текст должен быть составлен грамотно (без ошибок) и логично.

3. Проявление выраженной субординации и вежливости по отношению к адресату. Ориентация на результат.

• текст в деловой переписке должен быть составлен грамотно (без ошибок) и логично*

**4. Содержание актуальной информации в письме на момент отправки.

5. Использование «мы» - подход.** Местоимение в переписке опускается, применяются следующие глаголы: «уведомляем», «уточняем», «предоставляем», «настаиваем». Таким образом, автор позиционирует себя, как часть компании и пишет от ее лица.

6. Градация писем по тематике: одно письмо - одна тема. В деловой переписке допускаются тематики:

• информационная (об изменениях и нововведениях);

• запрос (для уточнения данных);

• претензия;

• коммерческое предложение (оферта);

• подтверждение;

• напоминание;

• приглашение;

• благодарственное письмо, поздравление.

в деловой переписке допускаются различные тематики

ВАЖНО: электронные деловые письма не применяются для передачи срочной информации (для этого лучше использовать телефонные звонки). Комфортное время ожидания ответа 2-3 часа. Если ответа нет более 3-х суток, допустима отправка повторного письма и дублирующего сообщения в мессенджер. Отсутствие письма более 7 дней можно рассматривать, как нежелание адресата продолжать деловую переписку.

Для чего необходимо грамотное ведение деловой переписки

Целями деловой переписки являются:

1. Создание и поддержание безупречного бизнес-имиджа.
2. Построение и поддержание деловых отношений между компаниями и руководителями (личные взаимоотношения).
3. Улучшение коммуникационных процессов между предприятиями холдинга или внутренними подразделениями компании.
4. Длительное хранение данных и просмотр в любое время. Также переписка может являться доказательством тех или иных событий.

7 принципов правильной деловой переписки от эксперта

Деловой этикет подразумевает, что деловая переписка будет соответствовать следующим принципам:

1. Грамотность

Говоря о грамотности и правильности написания деловых писем, не могу не отметить, что довольно распространенный запрос на эту тему от пользователей Интернет, звучит так: «как правильно писать деловую переписку». Как вы понимаете, речь идет о тавтологии «писать переписку». Кроме того, каждая строчка письма не должна содержать орфографических, синтаксических и пунктуационных ошибок. И самое главное, не допускайте ошибок в именах (нет более приятного слова для человека, чем его имя и нет более оскорбительного действия в переписке, как ошибиться с именем или отчеством).

деловая переписка должна соответствовать принципу грамотности

2. Вежливость

В письмах нельзя допускать фамильярность, уменьшительно-ласкательные сокращения (в том числе и имен), неформальных сокращений (никаких «спс», «пжлст»). Деловая переписка происходит на «Вы» с большой буквы.

Для внутренней переписки не используйте слово «коллеги», т.к. оно обобщает и снимает ответственность с каждого из адресатов.

3. Соблюдение структуры письма

• адресат;

• тема;

• приветствие;

• тело письма с изложением вопроса и просьбой (или призывом к действию;

• заключительная формула вежливости;

  Читайте также3 варианта, где ПОСМОТРЕТЬ ЗАКАЗЫ в Ozon Seller (и как ПРАВИЛЬНО их читать)

• подпись автора;

• указание на приложения (если они есть).

в деловой переписке должна сохраняться структура письма

4. Отзеркаливание

Собеседник намеренно стал использовать местоимение «ты» или использовать смайлики, то правильным будет действовать по аналогии. Соответственно, и наоборот: ярко выраженные границы нужно уважать и использовать подобные способы коммуникации. Будьте на одной волне.

будьте на одной волне с собеседником при деловой переписке

5. Используйте цитаты тех кусков текста, на которые отвечаете

Это способствует быстрому установлению связей вопроса и ответа.

6. Забудьте фразу «заранее благодарен»

Она входит в пятерку самых раздражающих привычек в деловых кругах. Эта фраза делает акцент на акте доброй воли, от которой можно отказаться и выглядит, как манипуляция (мол, все равно не сможешь отказаться).

Переписка пример: вместо избитой фразы с авансовой благодарностью напишите «Если можете сделать, то буду благодарен. Если нет, дайте знать, я найду....».

7. Запрет на письма в нерабочее время

Четкая граница рабочего и нерабочего времени относится к категории элементарной вежливости не только в деловом сообществе.

*в деловой переписке должна быть четкая граница рабочего и нерабочего времени *

Заключение

Деловое письмо, пример которого является идеальным, не должно быть длинным, витиеватым и размытым. Собеседник должен потратить на письмо 3-5 минут (прочесть, оценить, ответить) и не более. Сделайте часть работы за читателя: к примеру, систематизируйте варианты ответа, представьте документы в одной папке. И главное, отвечайте на письма сами: вовремя и четко. Если произошла задержка с ответом, нужно обязательно ответить и извиниться. Неотвеченные письма - это нарушение делового этикета.